PERSATUAN PUSAT SUMBER SMK SACRED HEART
Senarai Tugas Ahli Jawatankuasa 

1. Ketua Pengawas PPS

  • Menyusun jadual tugas bagi pengawas PPS
  • Mengendalikan peminjaman bilik bacaan.
  • Mengendalikan peminjaman alatan/ harta benda perpustakaan seperti: cawan, garpu, sudu, baldi, dan sebagainya.
  • Mendapatkan bahan bercetak daripada guru setiap hari waktu rehat (waktu persekolahan)
  • Merancang aktiviti-aktiviti yang dijalankan sepanjang sesi perjawatan (Perkara yang dirancang seperti sub-komiti bertanggungjawab, jenis aktiviti dan tarikh yang dijangka).
  • Mewakili PPS mendapat peruntukan daripada pihak berkenaan untuk menjalankan aktiviti.
  • Menentukan hari cuti bagi perpustakaan.
  • Menjaga kebajikan pustakawan/ wati
  • Menjadi penasihat bagi setiap sub-komiti
  • Membuat penyelarasan dan mengemaskini terhadap sistem pentadbiran dan peraturan-peraturan PPS
  • Memeriksa akaun PPS bagi setiap bulan.
  • Mempengerusi kempen penarikan calon pustakawan/ wati
  • Membuat keputusan yang sewajar terhadap perkara-perkara tertentu.
  • Menolong pihak sekolah mengutip bayaran alat hawa pendingin.
  • Memanggil dan mempengerusikan mesyuarat AJK / mesyuarat Am
  • Mengawasi perjalanan aktiviti dan tugasan setiap pengawas PPS
  • Membincang perkara tentang pertukaran tatatertib Persatuan Pusat Sumber dengan guru penasihat sebelum membentang dalam mesyuarat AJK.
  • Membahagikan pustakawan/ wati ke dalam sub-komiti tertentu
  • Sebagai penasihat bagi perpustakaan Junior
  • Senaraikan alat tulis atau bahan lain yang perlu dibeli oleh sekolah kepada guru penasihat.
 

2. Timbalan Ketua Pengawas PPS I

·         sebagai penolong utama ketua pengawas PPS

·         Mengawal disiplin pustakawan/ wati

·         Mempertimbangkan sebab-sebab yang dikemukakan oleh pustakawan dan pustakawati melalui surat atas sebab tidak menghadiri aktiviti Mesyuarat Am serta tugasan.

·         Mengutip wang hukuman yang tertangguh lama bersama dengan pengawai disiplin dan bendahari setiap bulan. (jika ada).

·         Mempengerusikan Jamuan Agong Tahunan (AGG)

·         Mengendalikan Night Study

 

3. Timbalan Ketua Pengawas PPS II

  • sebagai penolong kepada ketua pengawas PPS
  • Menyusun jadual tugas bagi semua pustakawan/ wati senior (kecuali waktu pagi semasa waktu persekolahan)
  • Mengawal disiplin pustakawati
  • Menjaga kebajikan pustakawati
 

4. Setiausaha PPS

  • Mengaturkan tugas pada waktu pagi (waktu persekolahan)
  • Merekod minit mesyuarat AJK / Mesyuarat Am dan dalam tempoh 2 minggu perlu menghantar minit untuk disahkan oleh Ketua Pengawas PPS.
  • Menulis surat rasmi kepada sesiapa yang berkenaan
  • Mengawal disiplin pustakawan/ wati yang menjalankan tugas pada waktu pagi (waktu persekolahan)
  • Menyediakan senarai nama dan butir-butir pustakawan/ wati
  • Perlu melibatkan diri dalam “cetusan hati” (majalah tahunan PPS)
  • Menyediakan laporan tahunan untuk majalah sekolah.
  • Melengkapkan dan membuat catatan yang perlu terhadap buku rekod catatan bahan bercetak setiap 2 minggu.
  • Bertanggungjawab terhadap kecantikan dan penghiasan papan notis (3 bulan sekali) dan sudut bacaan.
  • Memaparkan keratan akhbar pada sudut membaca dan mengemaskinikannya setiap bulan.
  • Memeriksa buku catatan SPB setiap 2 minggu dan melaporkan kepada Timbalan I jika terdapat pelajar belum kembali buku (sudah lama tarikh luput).
  • Bertanggungjawabterhadap segala urusan buku SPB.
  • Melukis pelan perpustakaan ( bilik sumber dan bilik bacaan ).
  • Mengendalikan segala hal ehwal bilik mesyuarat di perpustakaan.
  • Menguruskan permohonan bilik-bilik mesyuarat di perpustakaan
  • Memantau dan meluluskan permohonan penggunaan bilik mesyuarat di perpustakaan
 

5. Bendahari PPS

  • Mengutip wang hukuman, bayaran kad saku dari kad keahlian PPS serta bayaran ganti rugi (alatan dan buku)
  • Membuat akaun PPS setiap bulan
  • Menyemak akaun selepas setiap aktiviti yang diadakan
  • Mengendalikan gambar negatif setiap aktiviti
  • Mencuci gambar
  • Membeli barang keperluan, alat tulis (sekiranya perlu) dan lain-lain
  • Pengarang bagi cetusan hati
  • Memproses pemohonan kad keahlian PPS
  • Setiap kali mesyuarat AJK, bendahari PPS perlu membentang keadaan kewangan PPS terkemaskini.
  • Merekodkan jenis dan bilangan alat tulis/ harta yang terdapat dalam perpustakaan.
  • Menyemak penyata akaun dengan guru penasihat setiap bulan ( Jumaat terakhir )
  • Perlu memeriksa buku hukuman Junior dan Senior serta mencari pengguna yang belum menjelaskan hukuman dalam bulan tersebut dengan bantuan Ketua Pengawas PPS I atau guru penasihat.
  • Mengendalikan borang pesanan atas segala perbelanjaan PPS
  • Menyelaraskan dan memantau borang perancangan/belanjawan segala aktiviti PPS
 

6. Ketua Junior

  • Sebagai ketua di perpustakaan junior.
  • Mengawal displin pustakawan junior.
  • Mengendalikan hal ehwal kad saku perpustakaan junior .
  • Sebagai bendahari dan setiausaha bagi sesi junior.
  • Mempengerusikan mesyuarat am pustakawan junior.
 

7. Penolong Ketua Junior

  • Menolong ketua junior dalam hal ehwal perpustakaan junior.
  • Sebagai ketua kebersihan di perpustakaan junior.
  • Menyusun jadual bertugas pustakawan junior.
 

8. Pengawas Pemprosesan PPS

  • Memproses semua buku rujukan, buku cerita yang baru dibeli oleh sekolah atau diderma oleh orang lain untuk Perpustakaan Junior dan Senior.
  • Memastikan setiap buku yang diproses, datanya telah dimasukkan ke dalam komputer sebelum dipinjam oleh pengguna.
  • Membahagikan semua pustakawan/ wati kepada seksyen yang ditentukan untuk mengatur buku dan memilih Ketua Seksyen yang ditentukan untuk mengatur buku dan memilih Ketua Seksyen bagi setiap Seksyen.
  • Memastikan ketua seksyen menjalankan tanggungjawab mereka (ketua seksyen perlu memastikan ahli mereka menyusun buku dalam format yang betul, setiap kali selepas waktu persekolahan)
  • Menyusun ketua seksyen untuk datang membalut buku selepas buku yang baru telah siap dicatatkan ke dalam buku pemprosesan.
  • Buku yang terkoyak atau rosak akan letak pada kaunter dan akan diproses semula dengan secepat mungkin.
  • Mencatatkan data-data buku ke dalam buku catatan data buku.
  • Memastikan buku yang terkoyak atau rosak di bahagian bukan fiskyen akan diserah kepada sub-komiti pemprosesan
  • Membuat hapus kira bagi buku yang telah hilang.
  • Terlibat dalam pemeriksaan stok setiap hujung tahun.
  • Menguncikan buku-buku baru di dalam almari sebelum diproses.
 

 

9. Penolong Pengawas Pemprosesan PPS I

  • Bertanggungjawab atas pameran buku
  • Memproses semua bahan bercetak yang bukan buku rujukan dan buku fiksyen. (Majalah, risalah, kertas kerja pameran isu-isu semasa, keratan akhbar dan kertas soalan tahun lepas)
  • Majalah-majalah lama perlu diproses semula iaitu 5 atau 6 majalah lama dijilibkan menjadi majalah tebal.
  • Projek- projek yang diderma kepada Perpustakaan perlu diproses juga.
  • Menolong pengawas pemprosesan jika difikir perlu.
 

10. Penolong Pengawas Pemprosesan PPS II

  • Kira-kira 15-20 keping keratan akhbar perlu diberikan kepada setiausaha PPS untuk melekatkan pada sudut membaca di bilik bacaan.
  • Mengemaskan susunan majalah lama.
  • Mengumpul maklumat isu-isu semasa dari surat khabar dan failkan.
  • Memeriksa buku catatan majalah setiap minggu dan laporkan kepada timbalan I jika terdapat pengguna lama belum kembalikan majalah.
  • Merekod majalah baru dalam buku catatan majalah.
  • Menguruskan bahan bacaan tambahan seperti isu-isu semasa, soalan-soalan tahun lepas, soalan ramalan, majalah sekolah , dan buku panduan lanjutan pelajaran.
 

11. Pengawas Kebersihan PPS

  • Menjaga kebersihan perpustakaan (bilik sumber dan bilik bacaan)
  • Mempengerusikan kempen kebersihan 1 dan 3.
  • Membahagikan pustakawan/ wati kepada 4 kumpulan yang bertugas pada Isnin dan Khamis masing-masing.
  • Memastikan kerja pembersihan dijalankan dengan sempurna.
  • Mempengerusikan kempen kebersihan
  • Membahagikan tugas setiap pustakawan/ wati semasa kempen kebersihan.
  • Melaporkan sebarang kerosakan kepada guru penasihat demi bantuan juruteknik.
 

12. Penolong Pengawas Kebersihan PPS

  • Menjadi penolong utama bagi Pengawas Kebersihan PPS
  • Mempengerusikan kempen kebersihan 2
  • Menyusun tugas untuk pustakawan/ wati datang ke sekolah untuk menjalankan kerja penghiasan dan pembaikan.
  • Memastikan harta benda perpustakaan dalam keadaan baik.
  • Melakukan kerja penghiasan bilik bacaan dan bilik sumber dari semasa ke semasa.
  • Bertanggungjawab terhadap bunga yang ditanam.
 

13. Pengawas Multimedia PPS

  • Mengatur jadual tugas untuk pengawas PPS menaipkan maklumat buku ke dalam sistem komputer.
  • Masukkan data-data pelajar yang memohon kad keahlian PPS
  • Mempengerusikan pemeriksaan stok bagi bahan bercetak dan bahan media
  • Menaipkan sijil untuk para pustakawan/ wati
  • “Back-up” untuk maklumat komputer terkemaskini dari semasa ke semasa.
  • Menyediakan bar-code” yang baru serta menggantikan yang hilang atau rosak (apabila diminta oleh ketua pemprosesan).
  • Bertanggungjawab terhadap bahan media (PC Rom dan VCD)
  • Perlu membuat hapus kira terhadap bahan media yang hilang.
  • Memproses bahan media yang baru beli.
  • Bertanggungjawab terhadap “Media Corner”.
  • Menetapkan dan mengemaskinikan peraturan di bilik ICT dengan bantuan guru penasihat PPS
  • Menguruskan borang permohonan bilik ICT
  • Menyelaras dan memantau permohonan dan kelulusan penggunaan komputer di bilik ICT
 

14. Penolong Pengawas Multimedia PPS

  • Menjadi pembantu kepada pengawas Multimedia untuk segala urusan berkenaan
  • Membantu menaipkan maklumat buku ke dalam sistem komputer
  • Membantu menjalankan pemeriksaan stok bagi bahan bercetak dan bahan media
  • Membantu menyediakan’bar-code” yang baru serta menggantikan yang hilang atau rosak apabila diminta oleh ketua pemprosesan
  • Bertanggungjawab terhadap bahan media (PC Rom dan VDC)
  • Membantu dalam hapus kira terhadap bahan media dan bahan bercetak yang hilang
  • Memproses bahan media yang baru dibeli
  • Bertanggungjawab terhadap ‘media corner
  • Bertanggungjawab untuk mengendalikan carta dan graf mengenai kekerapan peminjaman bahan bercetak dan bukan bercetak untuk dilekatkan di papan notis setiap bulan
  • Membantu menaipkan maklumat buku ke dalam sistem komputer
 

15.  Pengawas Pembaikan dan Kecantikan

  • Menjaga kecantikan perpustakaan dan menguruskan segala kerja pembaikan.
  • Melakukan kerja penghiasan bilik sumber dari masa ke semasa
  • Kerja pembaikan seperti memperbaiki meja yang rosak, tilam yang berlubang dan lampu yang tidak berfungsi perlu dilakukan dengan segera
  • Bunga-bunga yang terletak di koridor juga di bawah tanggungjawab sub-komiti kebersihan
  • Melabelkan segala inventori di bilik pentadbiran dan perpustakaan untuk mengesahkan hak milik sekolah 
*        Segala kerja yang berkaitan dengan perpustakaan sila dijalankan pada Jumaat (petang) atau Sabtu (pagi)